Planning ai tempi dell'emergenza

27.04.2020

 

In data 15 marzo una multinazionale inglese ha inviato a tutti i dipendenti i (nessuno escluso) un messaggio che includeva: 

1. Il Conto economico previsionale 2020 (forecast), con gli scostamenti rispetto al budget dell’anno
2. Le azioni intraprese alla data per contenere l’impatto sull’ operating profit 
3. Le azioni previste per il futuro (aprile-dicembre 2020) ed il loro impatto 

 

Azioni intraprese

 

Riduzione MOL 2020	-25,0
Riduzione Costi generali amministrativi	+0,8
Cancellazione viaggi	+2,0
Cancellazione eventi sociali	+1,0
Sospensione di assunzioni del personale	+1,7
Riduzione quota fissa distributori	+0,6
Limitazione di eventi, congressi, training on site	+1,2
Cancellazione di fiere	+1,5
Contributi e iniziative governativi	+1,0
Ammortamento Smart Working platform	-1,5
Ammortamento investimento in comunicazione	-0,8
Altri savings	+1,7
Totale savings - netti	+9,2
Riduzione MOL Forecast 2020 dopo azioni intraprese	-15,8

   

Azioni previste per il futuro

 

Personale:
Utilizzo di ammortizzatori sociali	+4,0
Riduzione 20% bonus annuale 2020	+2,0
Utilizzo di ferie e permessi	+1,5
Permessi volontari non retribuiti	+0,7
Riduzione stipendi 2020	+3,0
Altri
Riduzione affitti 2020 concordata	+1,8
Totale savings azioni future	+13,0
TOTALE GENERALE SAVINGS-NETTI	+22,2
Riduzione MOL Forecast 2020 dopo azioni totali	-2,8
Fattore di rischio azioni (probabilità di non realizzazione) 20%	-4,5
Riduzione MOL	-7,3

 

La base di MOL è calcolata sul Budget 2020 conto economico normale in condizioni di significativa riduzione delle vendite. Dalle vendite di periodo, estrapolate dai piani delle singole aziende del gruppo a cui è’ applicato un rate aggiuntivo di default, sono dedotti i costi variabili e i costi fissi dei tempi normali. Si calcolano quindi i risparmi derivanti dalle azioni già intraprese e da quelle future.

 Perché una pianificazione di questo genere risulta efficace?

Trasparenza .

I numeri sono trasmessi a tutti i dipendenti richiedendo collaborazione in varie forme nell’individuazione di soluzioni migliorative.

Struttura organizzativa.

I meccanismi di aggregazione, gli strumenti di comunicazione facilitano l’adesione ad un progetto di salvaguardia dell’azienda che comporta sacrifici salariali a fronte del mantenimento del posto di lavoro.

Nelle chat interne si colgono la volontà di contribuire al risultato con pensieri e progetti in corso nel marketing e nelle operations per gestire la fase di ripartenza, piuttosto che l’ansia e la paura per il futuro.  

 

Tempestività.

Ai primi segnali dell’emergenza si sui savings in tempi rapidi mettendo in atto tutte le azioni necessarie. Il reporting mensile permetterà poi di monitorare le varianze per linea di ricavo e costo e controllare l’efficacia e i risparmi derivanti dalle azioni.

Anche gli interventi sui costi del personale richiedono azioni immediate e immediatamente discusse e condivise, per evitare calo nelle prestazioni e riduzione della produttività.

Planning finanziario.

Dal risultato periodico alla determinazione di fabbisogni finanziari. Il ricorso ad istituti di credito o ad altri terzi finanziatori non può prescindere dalla presentazione di un piano. 

Centralità del Budget annuale.

L’esistenza di un budget annuale di riferimento aiuta nella costruzione delle stime: il calcolo della riduzione del fatturato risulta il più complesso, data l’incertezza del periodo dell’emergenza e dell’andamento futuro dei consumi, ma la quantificazione preventiva del grado di rischio e l’applicazione dello stesso ai dati di budget estrapolati costituiscono fattori di supporto alla pianificazione. 

La disponibilità immediata di tutti i dati per il calcolo dei risparmi non è necessaria: una pianificazione tempestiva con numeri risultanti da stime risulta più efficace dell’assenza di pianificazione. 

 

 

Emergency times for the management of accounts: budget, forecast and savings, the effectiveness of a smart prediction

  

On 15th of march a UK multinational company belonging to the Retail business sector and located in 10 world countries, delivered to all employees, a message which included:

  

1. The Income Statement Forecast 2020, with variances vs Budget 2020, by single income and cost line  
2. Actions taken at the date, to contain the impact on Operating Profit 
3. Actions planned for the future period (April - December 2020) and their impact. 

ACTIONS TAKEN

 

Decrease  MOL 2020	-25,0
Reduction A&G Costs	+0,8
Cancellation of travels	+2,0
Cancellation of social events	+1,0
Personnel recruitment suspended	+1,7
Reduction of fixed commissions distributors	+0,6
Limitation of congresses. , on site training	+1,2
Cancellation of Exhibitions	+1,5
Goverment contribution	+1,0
Amortization of investment Smart Working platform	-1,5
Amortization investment Communication platform	-0,8
Other savings	+1,7
Total Savings-net	+9,2
Decrease MOL 2020 after actions taken	-15,8

 

ACTIONS PLANNED

 

Personnel:
Utilization of social benefits	+4,0
Reduction 20% annual bonus 2020	+2,0
Holidays and leave utilization	+1,5
Non paid voluntary leaves	+0,7
Reduction of salaries 2020	+3,0
Other:
Agreed ridefinition of rents offices and shops 2020	+1,8
Total savings actions planned	+13,0
GENERAL TOTAL SAVINGS - NET	+22,2
DECREASE MOL Forecast after total actions	-2,8
Risk factor actions (probability of non-execution) 20%	-4,5
Decrease MOL	-7,3

 

The MOL base is calculated through a normal Income Statement (budget 2020) in conditions of a significative reduction of sales. From the sales of the period, extrapolated from plans of the group companies, and further decreased by applying an additional default rate, variable and fixed costs of the normal times are deducted.

 Then savings resulting from actions taken and future actions are calculated.

 Why a similar planification results so effective?

 

 

Transparency

 Numbers are delivered to all employees together with the request of collaboration through the thinking for improving solutions. 

Organizational Structure.

 An organizational structure is effective, through aggregation mechanisms, ways and instruments of communication which make the personnel motivated to take part to a common project of safeguarding of the company. All the employees are conscious that the requested salary sacrifice will lead to the keeping of their job and to a safer period.

This common sense of being part of the company is evident in the flow of internal communications, where is steadily present the will to contribute to the result with thoughts and projects in marketing and operations to manage the restarting phase, instead of anxiety and fear for an uncertain future.

 Timeliness.

 A planning at the fisrt signs of the emergency allows to implement the savings rapidly through the execution of all necessary actions. The monthly reporting will allow to monitor the variances by single raw of income and cost and check effectiveness and savings deriving from actions taken.

 Financial Planning.

From the Forecast Income statement to the statement of cash needs. The prompt availability of all data for the calculation of savings is not necessary: a timeless planning although with numbers deriving from estimates is more effective than no plans.

 Centrality of the annual Budget.

 An annual budget represents a point of reference and it helps in the set up of estimates: the calculation of the reduction of sales is the most complex activity, since in the emergency period the trend of future the consumer trend is extremely uncertain; but in any case the quantification of the risk factors and their application to the extrapolated budget data represent a valid support to the planning process.