L'impatto della tecnologia digitale nei contesti di outsourcing e shared services

21.11.2019

Quali cambiamenti sono intervenuti nei contratti di outsourcing amministrativo e finanziario  da noi gestiti per effetto della introduzione delle tecnologie digitali

La spinta alla riduzione dei costi e delle tempistiche nelle operazioni ripetitive, la necessità di elaborare dati da fonti diverse con procedure standard  e di misurare la performance/costo delle attività di servizio  hanno agito come leva per accelerare l’adozione dell’ outsourcing nell’area finanza e controllo.

Riteniamo utile passare in rassegna le innovazioni tecnologiche che hanno cambiato il nostro lavoro, perché buona parte delle applicazioni digitali sono fruibili nei servizi di outsourcing per utenti di ogni dimensione: dalla start up ai gruppi che si avvalgono di internal shared service centres per centralizzare tutti i servizi alle società affiliate.

In questo senso i contratti di outsourcing interno o esterno sono il veicolo di importanti

innovazioni nella gestione dell’area finance, ottenute in parte sfruttando al meglio i sistemi ERP in uso ed in parte sfruttando le tecnologie digitali. L’adozione di queste ultime in particolare sta avendo un grande impatto sui tempi di elaborazione - distribuzione  e sul costo delle attività non solo a livello operativo ma anche strategico.

Ci riferiamo in particolare alle tecnologie impiegate nelle attività di :

Data Capture – Con l’adozione della fattura elettronica e dei sistemi  OCR (Optical Character Recognition), applicati a documenti/immagini di diversa entità, si riducono sempre più i tempi di registrazione delle transazioni .

Automated electronic workflow – I processi di matching, controllo ed approvazione sono svolti con la gestione predefinita di files generati dall’acquisizione dei documenti e trasmessi ad utenti selezionati. I processi svolti sono registrati direttamente da sistemi ERP.

Data warehouse and retrieval  – Archiviazione in immagini e classificazione dei documenti strutturati (ordini, bolle, fatture etc) o non strutturati (contratti, mail, corrispondenza), che possono essere facilmente recuperati e accessibili ai sistemi OCR per il riconoscimento di testo e/o campo e gestione dei dati contenuti

Automazione dei servizi finanziari. Le fasi di preparazione ed autorizzazione di transazioni   con applicazioni web based, la gestione on line dei movimenti bancari ed il download dei movimenti stessi abbattono i tempi di controllo, riconciliazione e registrazione e permettono una pianificazione finanziaria ed il controllo periodico dei flussi rapidi ed efficienti.

Servizi in Cloud – Sviluppano l’interazione tra utenti ed entità erogante il servizio di outsourcing nel trasferimento dei dati abbattendo i tempi di elaborazione e la gestione di eventi/documenti urgenti. I costi di gestione delle infrastrutture diminuiscono e le attività di  protezione dei dati sono demandate ad operatori specializzati che applicano procedure di livello superiore.

Closing and Reporting. Le procedure di fast closing/reporting e budgeting integrano automaticamente i dati contabili con dati extracontabili ottenuti da altri sottosistemi gestionali standardizzando le procedure e riducendo i tempi di elaborazione.Le applicazioni  consentono l’impostazione delle logiche di calcolo e la generazione di report e cruscotti di controllo personalizzati.

Business Intelligence – Performance Management. La standardizzazione nei metodi , la condivisione/unificazione di data warehouse e delle applicazioni a livelli rendono trasparenti i processi svolti in tutte le funzioni facilitando in termini di tempi e contenuti le operazioni di business planning.

Piattaforme collaborazione – Facilitano la collaborazione tra utenti e chi eroga il servizio consentendo in tempo reale lo scambio di informazioni , files , messaggi vocali.

THE IMPACT OF DIGITAL TECHNOLOGY ON OUTSOURCING AND SHARED SERVICES

 How we changed organization as a service provider in the outsourcing contracts to share with clients cost and productivity advantages due to introduction of digital technologies 

The cost and productivity target in current operations, the need of standard procedures to manage data and sources and to monitor service’s performances, acted as a leverage to adopt finance outsourcing or shared service solutions.

The technology solutions here reported are now usable in the outsourcing contexts, independently of company size: from start up to group companies which adopt internal shared service centres to centralize services to affiliates.

Significant performance in the operational and strategic activities can be obtained consolidating the use of available ERP features as well as implementing technologies which increase automation through the reduction of manual processes and delivery time.

The following list represents a short review of technologies available which have a direct impact on finance outsourcing:  

Data Capture – The adoption of E-invoicing and OCR (Optical Character Recognition) System applied to documents cuts down recording and retrieval time.

Automated electronic workflow – The operations of checking, matching and approval are processed on electronic files by selected individuals and pre-defined procedures. Each step of the process is directly recorded by ERP.

Data warehouse and retrieval - Digital images archiving and classification of documents such as orders, invoices, shipping documents (structured) and contracts, mail (no structured), can be retrieved and processed by OCR system to identify text, fields and manage related information.

Financial services automation. The web-based applications to prepare, authorize and download bank movements enable the use of specific financial tools to check and reconcile data with the accounting ledger and process the entries in the financial planning.

Cloud solutions – Cloud computing improve the relationships between end users and service provider reducing cost of connection and assigning data protection procedures to dedicated suppliers.

Closing and Reporting – Fast closing and budgeting procedures integrate directly accounting data with data from other specified functions (operations, purchasing) to cut down reporting time and to standardize closing activities.

Business Intelligence – Performance Management. The new approach to infrastructures and data archive design remove segregation of siloed data inside single function making data univocal and available for business planning.IT applications support customization in data calculation, dashboard and report editing and delivery

Collaboration platforms – Improve the collaboration and the problem solving attitude between service providers and end users enabling files, messages, exchange.